Veščine za uspešno razreševanje sporov na delovnem mestu

Prav vsak med nami se je na delovnem mestu že kdaj srečal s konfliktom. Do nesoglasij prihaja v različnih okoliščinah, končni rezultat pa so lahko prepiri med sodelavci. Seveda ni treba posebej poudarjati, da prav nesoglasja na delovnem mestu najbolj vplivajo na (ne)produktivnost zaposlenih. Kako torej nesoglasja obvladati oziroma jih preprečiti?

Po nekaterih raziskavah naj bi en sam zaposleni na teden porabil skoraj tri ure za poskuse razreševanja konfliktov na delovnem mestu. Druga, še slabša plat sporov na delovnem mestu, če odštejemo nepotrebno potrato časa, pa so nerazrešeni konflikti, ki negativno vplivajo na delovno vnemo zaposlenih in kulturo podjetja.

Ker se z možnostjo konflikta na delovnem mestu srečujemo praktično na vsakem koraku, cena nerazrešenih sporov pa je visoka, je dobro vedeti, kako se lotiti reševanja različnih nesoglasij in katere veščine boste pri tem potrebovali – v nadaljevanju je opisanih pet, ki vam bodo v pomoč.

1. Komunikacija

Zaposleni se morajo pogovarjati, da bi lahko razumeli izvir konflikta, hkrati pa morajo znati razumeti tudi stališča, ki so drugačna od njihovih. Zavedati se je treba, da dobra komunikacija vključuje več različnih elementov, ne le pogovora in pojasnjevanja lastnega stališča drugim. Ključna sestavina dobre komunikacije je poslušanje. Če znajo zaposleni uporabljati tehnike aktivnega poslušanja, kot so postavljanje vprašanj, ponavljanje in uporaba analogij za preoblikovanje izjav, so možnosti za razrešitev spora večje. Druga komunikacijska vedenja, ki podpirajo učinkovito reševanje konfliktov, so še:

  • branje neverbalnih namigov;
  • sposobnost presoje, kdaj prekiniti nekoga in kdaj ostati tiho;
  • zmožnost jasno in jedrnato razložiti koncept ali mnenje.

2. Ekipno delo

Vedenja, ki kažejo dobro razvite veščine za ekipno delo in pomagajo pri reševanju konfliktov na delovnem mestu, vključujejo:

  • Osredotočanje na skupne cilje namesto na nesoglasja.
  • Zagotovitev, da ima vsak član ekipe jasno opredeljeno vlogo, kar pomaga zmanjšati nesoglasja glede razmejevanja odgovornosti.
  • Občasno potlačitev svojih želja in lastnega ega na račun upoštevanja potreb in želja drugih članov ekipe.

3. Reševanje težav

Če ste vešči reševanja težav, vam lahko te spretnosti pomagajo tudi pri razreševanju sporov, saj posameznikom pomagajo objektivno pristopiti k izzivu in razmisliti o številnih možnih rešitvah zanj. Kadar se posamezniki soočijo s težavo, namesto da bi se ji izogibali ali jo celo zanikali, lahko s tem spor v celoti preprečijo ali vsaj zmanjšajo možnost za njegov nastanek. Obstaja nekaj posebnih pristopov za reševanje težav, ki se jih lahko posamezniki poslužijo za uspešno razreševanje konfliktov na delovnem mestu. Ko pride do spora, je koristno, da skušate v celoti razumeti njegov vir ali vzrok, preden se lotite njegovega razreševanja.

Učinkovito reševanje težav vključuje tudi temeljit premislek o možnih rešitvah ter skrb za upoštevanje čim več različnih interesov oziroma stališč. Normalno je, da se bo tu in tam zgodilo, da bo izbrana rešitev neuspešna. Posamezniki lahko uporabijo svoje sposobnosti reševanja težav tako, da se ponovno vrnejo k nerešenim težavam in poskusijo z novo rešitvijo.

4. Obvladovanje stresa

Včasih lahko stres zaneti cel kup sporov na delovnem mestu, spet drugič je lahko spor vir stresa za zaposlene. Kadar pride do takšnih okoliščin, zaposleni potrebujejo strategije za obvladovanje svojih čustev, pa tudi orodja, ki jim pomagajo obvladovati frustracije zaradi sporov na delovnem mestu. Ko so zaposleni enkrat vešči strategij za preprečevanje in zmanjševanje stresa, se lažje umirjeno izrazijo ter sodelujejo z drugimi sodelavci pri reševanju nesoglasij ali razdorov znotraj ekipe. Vedenja za obvladovanje stresa, ki so vam lahko v pomoč tudi pri obvladovanju sporov:

  • Za zmanjšanje jeze in frustracij, ki pogosto spremljajo spore, uporabite (kjer je to primerno) čim več humorja.
  •  Pametno odmerjeni odmori vam bodo pomagali umiriti razvnete strasti sredi temperamentnega delovnega procesa.
  • Pogovor s sodelavci kot sredstvo za sproščanje nakopičenih čustev.

5. Čustvena agilnost (okretnost)

Spor na delovnem mestu lahko sproži močna čustva, še posebej če ima zaposleni občutek, da je njegov položaj ali zaposlitev zaradi tega konflikta ogrožena. Prav zato je čustvena okretnost ključna veščina pri reševanju sporov, saj omogoča razumevanje čustev vseh vpletenih posameznikov. Čustvena okretnost vključuje tudi sposobnost posameznika, da se postavi v kožo drugega ter zna biti empatičen in sočuten. Pri negovanju čustvene okretnosti vam lahko pomaga tudi nadaljnji razvoj vodstvenih veščin, saj te zagotavljajo uporabne strategije za uspešno reševanje sporov. Na primer: predstavite zaposlenim tehniko vplivanja in jih s tem naučite, kako naj izkoristijo medosebne odnose za dobre poslovne rezultate.

Kako razrešiti spor v 10 korakih:

  1. Ostanite mirni in to izražajte tudi s svojo govorico telesa.
  2. Poiščite kotiček, ki je udoben in omogoča dovolj zasebnosti za razpravo o sporu.
  3. Priznajte, da težava dejansko obstaja.
  4. Pritrdite, da boste skupaj poiskali rešitev za nastale okoliščine.
  5. Potrudite se razumeti vidike vseh vpletenih v spor.
  6. Upoštevajte, kateri dejavnik je sprožil spor.
  7. Prepoznajte priložnosti za kompromis.
  8. Skupaj z zaposlenimi oziroma sodelavci naredite načrt za razrešitev spora.
  9. Občasno preverite, ali se vsi držijo dogovora oziroma ali je dogovor trajen.
  10. Če se konflikti na delovnem mestu nadaljujejo, vključite v razreševanje sporov tretjo osebo (nadrejenega) ali predstavnika kadrovske službe.

Da bi se lahko reševanja sporov lotili kar se da konstruktivno, samozavestno in mirno, številni dejansko potrebujejo pomoč. Običajno se namreč skuša velika večina ljudi razreševanju nastalih sporov izogniti ali pa samo poskušajo na hitro zgladiti stvari. Konflikti so sestavni del zdravih odnosov in delovnega okolja, zato je pomembno razumeti, kako spore obvladati in jih razrešiti. Za uspešno reševanje sporov boste morali pogosto brati tako verbalne kot neverbalne komunikacijske namige, ohranjati mirno kri, nadzorovati svoja čustva in si prizadevati razumeti stališča sprtih strani.

Nasvet je za vas napisala: ekipa MojeDelo.com

Več iz istega kraja

Več iz iste kategorije